ใบวางบิลคืออะไร? วิธีออกใบวางบิลค่าขนส่งให้ถูก ไม่ตกหล่น และได้เงินเร็วขึ้น

ใบวางบิล คือเอกสารที่ผู้ให้บริการส่งให้ลูกค้าเพื่อแจ้งยอดเงินที่ต้องชำระ โดยมักรวมงานหลายรายการไว้ในใบเดียว สำหรับธุรกิจรถบรรทุก ใบวางบิลหนึ่งใบคือการรวม หลายเที่ยวขนส่ง ที่เสร็จแล้วและเอกสารกลับครบแล้ว ส่งให้ลูกค้าตรวจและนัดวันจ่ายเงิน

พูดอีกแบบคือ ใบวางบิลคือประตูสู่เงินสด ถ้าออกช้า ออกผิด หรือลืมเที่ยวไป เงินที่ควรเข้าก็ช้าตามไปด้วย

ใบวางบิล vs ใบแจ้งหนี้ vs ใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร

ในทางปฏิบัติ ลูกค้าโรงงานส่วนใหญ่มี รอบรับวางบิล และ รอบจ่ายเงิน ของตัวเอง เช่น รับวางบิลเฉพาะบางวันของเดือน และจ่ายตามเครดิตที่ตกลงกันไว้ ถ้าพลาดรอบรับวางบิล เงินอาจเลื่อนไปอีกรอบ

หมายเหตุ: รูปแบบเอกสารทางภาษีของแต่ละบริษัทขึ้นกับการจดทะเบียนและข้อตกลงกับลูกค้า ควรยืนยันกับผู้ทำบัญชีของคุณ

ใบวางบิลค่าขนส่งต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

ใบวางบิลที่ลูกค้าตรวจง่ายและไม่ตีกลับ ควรมีข้อมูลเหล่านี้

ส่วนหัว

ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ให้บริการ

ชื่อและที่อยู่ลูกค้า ตามสาขาที่ลูกค้าต้องการให้ออก (โรงงานใหญ่มักมีหลายสาขา)

เลขที่ใบวางบิล (รันต่อเนื่อง เช่น 001/2569) และวันที่

รายการเที่ยว (หนึ่งบรรทัดต่อเที่ยว)

วันที่ขนส่ง

ทะเบียนรถ (หัว/หาง)

ต้นทาง – ปลายทาง

เลขใบชั่ง / เลขใบรับสินค้า / เลขอ้างอิงของลูกค้า (ตามที่ลูกค้ากำหนด)

น้ำหนักและเรท (ถ้าคิดตามน้ำหนัก) หรือราคาเหมา

ค่าใช้จ่ายเพิ่ม เช่น ค่ารอลง ค่าลงของ ค่าแวะรับเพิ่ม

ส่วนสรุป

ยอดรวม

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ยอดสุทธิที่ต้องชำระ

ช่องทางชำระเงิน (เลขบัญชี / QR) ตราประทับและลายเซ็น

ตัวอย่างการคำนวณ (ตัวเลขสมมุติ)

สมมุติรถบรรทุก 1 เที่ยว ขนแป้ง 30,000 กก. เรท 0.45 บาท/กก. และมีค่ารอลงสินค้า 500 บาท

ค่าขนส่งที่นิติบุคคลจ่ายให้ผู้ให้บริการขนส่ง โดยทั่วไปผู้จ่ายจะหักภาษี ณ ที่จ่าย 1% และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ บางรายการค่าใช้จ่ายเพิ่มอาจหักหรือไม่หักแล้วแต่ข้อตกลง ระบบที่ดีจึงควรเลือกได้ว่ารายการไหนนำไปคิดภาษีหัก ณ ที่จ่าย

ใบวางบิลจริงหนึ่งใบมักมีหลายสิบเที่ยว ถ้าคำนวณผิดเที่ยวเดียว ลูกค้าอาจตีกลับทั้งใบ

5 ความผิดพลาดที่ทำให้ได้เงินช้า

1. เอกสารยังอยู่กับคนขับ ("ดองเอกสาร")

ลูกค้าหลายรายต้องการเอกสารตัวจริงประกอบการวางบิล ถ้าคนขับยังไม่ส่งใบชั่งหรือใบส่งของที่เซ็นแล้วกลับมา ก็วางบิลไม่ได้ ทางแก้คือติดตามสถานะเอกสารรายเที่ยว: อยู่กับคนขับ → ส่งไปรษณีย์ → ได้รับแล้ว

2. ลืมเที่ยว หรือวางบิลซ้ำ

เมื่อข้อมูลเที่ยวอยู่ในแชทและหลาย Sheet การหยิบเที่ยวมารวมบิลด้วยมือทำให้ตกหล่นหรือซ้ำได้ง่าย เที่ยวที่ถูกรวมเข้าบิลแล้วควรถูก "ล็อก" ไม่ให้ไปอยู่ในบิลอื่นอีก

3. ยอดเงินคำนวณผิด

พิมพ์น้ำหนักผิดหลัก ใช้เรทเก่า ลืมค่ารอลง หรือคิดหัก ณ ที่จ่ายผิดฐาน ทั้งหมดนี้เกิดจากการคำนวณด้วยมือ

4. ออกบิลผิดสาขา

โรงงานที่มีหลายสาขาอาจต้องการให้ออกบิลในชื่อหรือที่อยู่ต่างกัน ถ้าออกผิด ต้องทำใหม่และเสียรอบรับวางบิล

5. ไม่รู้ว่าบิลไหนได้เงินแล้ว

ลูกค้ามัก โอนรวมหลายบิลในครั้งเดียว หรือโอนขาด/เกินไม่กี่บาท ถ้าไม่จับคู่เงินกับบิลทุกวัน จะไม่รู้ว่าลูกค้าค้างจริงเท่าไหร่ และตามเงินไม่ถูกบิล

ขั้นตอนออกใบวางบิลที่ไม่ตกหล่น

ปิดราคาให้ครบทุกเที่ยว ก่อนรวมบิล (น้ำหนัก เรท ค่าใช้จ่ายเพิ่ม)

ตรวจสถานะเอกสาร ว่าเอกสารกลับครบแล้ว

เลือกเฉพาะเที่ยวที่พร้อม ของลูกค้ารายเดียวกัน มารวมเป็นใบวางบิล

ตรวจหัวบิล ชื่อสาขา ที่อยู่ เลขที่บิล วันที่

ส่งให้ลูกค้า และบันทึกว่าส่งแล้วเมื่อไหร่

จับคู่เงินเข้า เมื่อลูกค้าโอน แล้วออกใบเสร็จรับเงิน

ออกใบวางบิลด้วย Tiger Manager Pro

Tiger Manager Pro ทำขั้นตอนข้างบนเป็นระบบเดียว ตั้งแต่เที่ยวรถจนถึงใบเสร็จ

รวมเฉพาะเที่ยวที่พร้อม ระบบให้เลือกเฉพาะเที่ยวที่สถานะรอวางบิลและราคาครบแล้วเท่านั้น

เลขที่ใบวางบิลรันอัตโนมัติ ตามปีงบประมาณ เช่น 001/2569

หัก ณ ที่จ่าย 1% คำนวณให้ และเลือกได้ว่าค่าใช้จ่ายเพิ่มรายการไหนนำไปคิดภาษี

ที่อยู่ออกบิลหลายสาขา ตั้งไว้ต่อลูกค้า เลือกได้ตอนออกบิล

ใส่โลโก้ QR ชำระเงิน ตราประทับ และลายเซ็น ลงในใบวางบิลได้

สถานะบิลชัดเจน: สร้างแล้ว → ส่งแล้ว → ชำระแล้ว พร้อม ออกใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ เมื่อชำระ

ทะเบียนลูกหนี้ แสดงบิลค้างรับ และปิดหลายบิลพร้อมกันได้เมื่อลูกค้าโอนรวม

ลูกค้าที่จ่ายตรงไม่ผ่านใบวางบิล ก็บันทึกรับเงินรายเที่ยวและออกใบเสร็จได้

การออกใบวางบิลเริ่มต้นตั้งแต่แพ็กเกจ Basic และเมื่อออกใบวางบิลใบแรก ยังได้รับรางวัลใช้แพ็กเกจ Pro เพิ่ม ดูรายละเอียดแพ็กเกจและราคา →

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้เหมือนกันไหม?

ในทางปฏิบัติหลายบริษัทใช้สองคำนี้แทนกัน ทั้งคู่คือเอกสารแจ้งยอดที่ลูกค้าต้องชำระ ส่วนใบวางบิลมักหมายถึงการรวมหลายรายการไว้ในใบเดียวเพื่อนำไป "วาง" ให้ลูกค้าตรวจตามรอบ

ค่าขนส่งต้องหัก ณ ที่จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์?

โดยทั่วไปค่าขนส่งที่นิติบุคคลจ่ายให้ผู้ให้บริการขนส่งจะหักภาษี ณ ที่จ่าย 1% แต่มีข้อยกเว้นบางกรณี ควรยืนยันกับผู้ทำบัญชีหรือกรมสรรพากรตามลักษณะงานของคุณ

ใบวางบิลหนึ่งใบควรมีกี่เที่ยว?

ไม่มีกำหนดตายตัว ขึ้นอยู่กับรอบวางบิลของลูกค้า บางรายวางทุกสัปดาห์ บางรายวางรวมทั้งเดือน สิ่งสำคัญคือทุกเที่ยวในบิลต้องราคาครบและเอกสารครบ

ถ้าลูกค้าโอนเงินไม่ตรงกับยอดบิลต้องทำอย่างไร?

ให้บันทึกยอดที่ได้รับจริงและหมายเหตุส่วนต่าง เช่น ส่วนต่างจากการปัดเศษ หรือโอนรวมหลายบิล ใน Tiger Manager Pro ทะเบียนลูกหนี้รองรับการรับชำระบางส่วนและการปิดหลายบิลพร้อมกัน

ใช้ Excel ทำใบวางบิลได้ไหม?

ได้ และหลายบริษัทเริ่มจาก Excel แต่เมื่อจำนวนเที่ยวมากขึ้น ความเสี่ยงเรื่องเที่ยวตกหล่น บิลซ้ำ และสูตรผิดจะสูงขึ้นตาม อ่านต่อ: โปรแกรมจัดการรถบรรทุก vs Excel: ควรเปลี่ยนเมื่อไหร่?

สรุป: ใบวางบิลที่ดีต้อง ครบ ถูก และทันรอบ ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดตอนพิมพ์บิล แต่เกิดตั้งแต่เอกสารไม่กลับและข้อมูลเที่ยวกระจาย ถ้าจัดการตั้งแต่ต้นทาง การวางบิลจะเหลือแค่การตรวจและกดออก ดูว่าเสมียนขนส่งควรจัดงานอย่างไร หรือเริ่มใช้งาน Tiger Manager Pro ฟรี